Etkili Zaman Yönetimi

Etkili Zaman Yönetimi

Bu özet 23.12.2016 tarihinde İstanbul Ticaret Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Bölümü öğrencisi Ezgi DALAK tarafından çıkarılmıştır.

Zaman az bulunan bir kaynaktır. Yerini hiçbir şeyin tutmadığı, geri döndürülemeyen başka bir şeyle değiştirilemeyen bir şeydir. Etkili zaman yönetimi ise genel olarak hayatımızdaki, özellikle de iş dünyasındaki zaman yönetimiyle ilgilidir. Ancak dikkat edilmesi gereken şey şudur; her insanın zaman ihtiyacı farklı olabilir, bu noktada hassasiyetle yaklaşmak önemlidir. Bir kişinin kendi zamanını nasıl kullanacağıyla ilgili çok vakit harcaması pek takdire şayan bir özellik olmasa da zaman kazanmak için zaman harcamak gereklidir.
“Zaman nedir?” sorusu yüzyıllardır aklımızı kurcalayan bir soru olmakla beraber kimse tarafından net şekilde cevaplanamamaktadır. Bir çoğumuz “Vakit nakittir” mottosunu benimsemişte olsak aslında zaman kavramını tam olarak nasıl açıklayacağımızı bilemiyoruz, kastettiğimiz şeyi farkında olsak dahi açıklamak oldukça zor. Einstein’ın izafiyet teorisi zamanın boyutları ve uzayın ilişkileri hakkında oldukça fazla fikir üretilmesine sebep oldu ve zamanın gizemini daha da arttırdı. Zamanın mefhumunu anlamaya en çok yaklaştığımız nokta onu uzay gibi bir boyut olarak görmeye başlamamızdır. Nitekim bu içinde korkunç büyük değişiklikleri barındıran bir boyuttur. Örneğin dağların oluşumu yüzyıllar alırken insan ömrü onyıllarla sınırlıdır. Yaşadığımız sürece zamanı hesaplamamız insan olmamızdan kaynaklanmaktadır. Her ne kadar zamanı belli bir düzene oturtmuş olsak bile bazen hızlı bazense çok yavaş geçtiğini fark ediyoruz. Bu zamanın psikolojisidir. Belirlenmiş bir faaliyet için ayrılmış zaman adeta uçarak geçer. İşte bu yüzden yaşlandıkça zaman hızlı akmaya başlar gibi gelir. Tabi bu tez meşgul olduğumuz varsayımına dayalıdır. Zaman yönetiminin de meşgul insanların dikkatini çekmesi kuvvetle muhtemeldir.
Zamanın tabiatı alalade bir adama pek bir şey ifade etmez. Onun için önemli olan zamanı hesaplayıp hesaplayamadığıdır. Öncelerde zaman tabiat olayları ile belirlenmiştir; şafak, güneşin doğuşu veya batışı gibi… Günümüze kadar pek çok gelişme gösteren zaman hesaplamaları günümüzde çok daha kesin şekilde atomik saatlerle yapılmaktadır.
Zamana daha ticari bir yaklaşım olan “vakit nakittir” mantığı, Orta Çağ’da İtalyan tacirlerden doğmuştur. Bu mantık, kilise tarafından aşılanan dini baskı ve ölümün korkutucu yakınlığıyla karışmıştı. Hayat kısaydı ve süresi belli değildi: ölüm yastığın altındaydı. Bu yüzden zaman dakikası dakikasına en etkili şekilde kullanılmalıydı. İtalyan tacirlerin kurduğu bir firmanın ortağı olan Alberti’nin bıraktığı mektuplar çerçevesinde “zaman yönetiminin babası” olduğunu söylemek mümkündür. Sabah kalkıp yapacağı işleri düşünür, planlar; hepsini bitirilmesi gereken işler olarak görür, zaman kaybedeceğine uyku kaybetmeği yeğlendiğini söyler ve ekler; “Zaman kaybetmemeyi bilen kişi her şeyi başarabilir; zamanı doğru kullanmayı bilen biri her şeyin ustası olur.” Daha sonra İngilizlerde zamanın etkin kullanımı için ajanda kullanımı yaygınlaştı; sonrasında da Fransa ve İsviçre’de cep saatleri üretilmeye başladı ve bunun getirisi olarak zaman daha da kişisel bir hale geldi. Zamanın kişiselleşmesi birçok yenliği aslında senkronizasyonu beraberinde getirdi. Benjamin Franklin bu konuda şunu söyler “Hayatı seviyor musunuz? O zaman, zamanınızı israf etmeyin. Çünkü zaman hayatın ana maddesidir.”
Zaman disiplini her türlü hedefe uyarlanabilir. Değişim geçiren bir şeydir. Tarih boyunca uhrevi sistemler, özellikle para kazanma konusunda dünyevi sistemlere dönüştüler. İş dünyasındaki zaman yönetimi kavramının da entelektüel hayatımıza uygulamak akılcı bir çözüm olacaktır. İnsanlar bir şeyleri karşılaştırarak daha iyi anlarlar. Franklin ise zaman ve parayı karşılaştırmış ve söyle bir sonuç elde etmiştir. Zaman da para da sınırlı kaynaklardır. Zaman da tıpkı para gibi değerli bir ticari metadır. Ödünç alınabilir, kazanılabilir veya çarçur edilebilir. Hepsi de bu basit karşılaştırmaya uyar. “Vakit nakittir” şemsiyesinin altında aslında şöyle teşbihler yatar;
• Dün, karşılıksız çek
• Yarın, vadeli senet
• Bugün ise nakit, harca onu!
Fakat bütün bu karşılaştırmalar bir noktada biter. Zamanın para olmadığı kesin bir gerçektir. Zaman eşsizdir, kazanılamaz. Bir Çin atasözü der ki; “Bir kilo altın bir dakika satın alamaz.” Zaman paradan çok daha değerlidir. Bütün bu karşılaştırma aslında bize çok büyük ve önemli bir yardımcı olmuştur. Eğer zamanın paradan daha değerli bir kaynak olduğunu biliyorsak doğru yoldayız demektir. Paramızı iyi kullanmak için harcadığımız çabanın ne kadarını zamanımızı iyi kullanmak için harcıyoruz sorusu da bu yolda bize yardımcı olacaktır. Bu derin ve ihmal edilmiş gerçeğe ulaşmak bizi düşünmeye sevk etmelidir. Kendimizi “kazandığımız paraya göre nasıl yaşanır” a değil “verilen zamana göre nasıl yaşanır” a ayarlamak bizi zamanın etkin kullanımına götürecektir.
Aynaya bakın zamanın en büyük katilini göreceksiniz. Bu gerçeği fark edene kadar zaman kavramı ile ilgili yaşadığınız problemlerin birçoğunu çözemezsiniz. Bu bölümün amacı sizin ve diğer insanların en büyük zaman meselelerini ve onların sebeplerini tanımanıza yardımcı olmaktır. Bu noktada birazdan anlatacağım şeylerin birinde, birkaçında veya tamamında kendinizi görürseniz umutsuzluğa kapılmayınız. Doğru zaman yönetimi için gerekli olan en temel şey kendimizi tanımaktır.

Kaytarma
Kaytarma işleri yapmaktan çok onlar hakkında konuşmayı seven insanların kötü bir huyudur. Geçen haftanın işini yapmak demektir. Bugünün işini yarına bırakmakla karıştırılmamalıdır, bugünün işini yarına bırakmak ise kendinize iş yığmak demektir. Kaytarma, dünyadaki en azılı zaman katilidir. Atasözünde geçtiği gibi, "zaman hırsızı" dır. Daha iyi bir zaman yöneticisi olmak için bu kelimenin lügattan atılması gereklidir. Kaytarmanın kök salmasına izin vermeyin, Franklin'in sözlerini hatırlayın; "Bir tane bugün iki tane yarına bedeldir."

Yetkinlik
Yetki vermek size zaman kazandırır ve çalışanlarınızı geliştirir. Baştan savma bir yetki değil bahsettiğim, çünkü böylesi yalnızca zamanınızı yer bitirir. Kendinize her zaman, “Neden çalışanlarımın becerebileceği işleri yetki verme yöntemiyle havale etmiyorum?” diye sorun. Gerçek sebeplere ulaşmaya çalışın. Yetki vermek, üzerinde mutabık olunan işin yapılması için yetki ve inisiyatifin devri demektir. Çalışan da işi yapmaya yetecek bilgi, kabiliyet ve istek olması lazımdır. Genel kontrole sahip olmak ve performansları kontrol etme araçlarını elde tutmak gereklidir. Amaç kendinizi sadece sizin yapabileceğiniz işlere yönlendirmektir. Her ikinizde üst ve ast olarak artık ortak bir görev haline gelmiş sorumluluk duygusu taşıyorsunuz. Yetki vermek için iyi çalışanlar gereklidir. Yetersiz olanların ise muhtemel çözümler ve cevaplarla gelmedikleri sürece kapınızı çalmasına izin vermeyin. Bu sayede gerekli zamanlarda gelmeyi öğreneceklerdir. Üstlere yetki verme konusunda dikkatli olun. Verebildiğiniz kadar yetki verin ve bu işin de bir sanat olduğunu kabul edin. Basit, fakat kolay değil. Stratejik zaman kazandırıcı alışkanlıkları elde etmek istiyorsanız, yetki verme sanatında ustalaşmalısınız.
 Büronuzdaki düzensizlik ve karışıklık vaktinizi çok harcar bu nedenle büronuzda iyi bir düzene sahip olmak için mücadele verin. Eğer varsa sekreterinizle iletişim halinde olun, büronuzdaki idari hayatınızı düzenlemesini ve yönetmesini sağlayın. Tahmin edilen ve olması muhtemel şeylere karşı bir sistem geliştirip bu sistemi koruyun. Bu sayede önceden bilemeyeceğiniz krizler, problemler ve fırsatlarla uğraşmak için vaktiniz olur.
 Herhangi bir insan topluluğunu organize bir şekilde belli bir hedefe yönlendirmek için toplantılar zorunludur. Fakat toplantılar aynı zamanda potansiyel zaman hırsızlarıdır. Kendi zamanınıza duyduğunuz saygıyı, toplantıda hazır bulunanlarda görmeyebilirsiniz. Bu yüzden zamanınızı harcayıp harcamamaları umurlarında olmayacaktır. Böyle gelişmeleri engellemek için toplantıdan önce, sonra ve toplantı esnasında gerekli önlemleri almak gerekir. Faydalı bir toplantıdan önce mutlaka zaman sınırlaması koyun.
 Amaçlarınız ve hedefleriniz hakkında kesin bilgi sahibi değilseniz zamanınızı düzgün bir şekilde ayarlamanız çok zordur. Birçok organizasyon grubu yönelmesi gereken hedefleri bırakın “çekirdek hedef” ten bile habersizdir. Bir öncelik sırasına sahip olmanız gerekir. Bunun için 2 soru sormanız gerek; 1) ne kadar önemli, 2) ne kadar acil. Bu sorular sayesinde zorlanmadan listenizi oluşturabilirsiniz. Özel veya profesyonel hayatınızdaki hedefleriniz konusunda kendinizden emin olmalısınız. İlk başta kolay gibi görünse de, uygulamada oldukça zordur. Bunu başardığınızda zaman yönetiminin önündeki en büyük engellerin biri olan belirsiz hedeflerden kurtulmuş olacaksınız.
 Zamanı kullanmanızdaki etkinliğinizi arttırma çabanız,daha iyi bir golf oyuncusu olmaya çalışmaya benzer. Bu da ardı ardına 18 isabet demektir. Bunu başarmanın neredeyse imkansız olduğu aşikar fakat bu durum amaca ulaşmak için kendilerini zorlamalarını sağlar. Başarmaya çalışırken tevazuu öğrenirler. Bu noktada sizlerde onları örnek alarak zamanı ekonomik kullanmayı ve az zamanda çok iş başarmayı hedefleyebilirsiniz. Basit hedeflerle başlayın. Kusursuzluk mümkün olmasa da mükemmele ulaşabilirsiniz.

Kendi Zaman Anlayışınızı Geliştirmek
Geçmiş zamanı yönetemezsiniz.Fakat gerçekçi ve objektif biçimde nasıl geçtiğini irdeleyebiliriz. Bu bölümde yazarın ana tavsiyesi zamanınızın kaydını tutmanız. Bunu yapmaya başladığınızda büyük bir şoka girebilirsiniz.Fakat bu harekete geçmeniz için sizi kamçılayabilir. Gelecekte zamanınızı daha etkili kullanmak için geçmişte vaktinizi nelere harcadığınızı bilmek önemlidir. Zamanınızı nasıl harcadığınızı zaten bildiğinizi söyleyebilirsiniz. Bu noktada Drucker’ın sözlerini tekrar etmek istiyorum; “Hafızaya güvenmeyin. Haindir, aldatabilir.” İşte bu yüzden zamanınızın kaydını tutmak denemeye değerdir. Bunu bir zaman defteri tutarak yapabilirsiniz. Haftanızı ve günlerinizi periyotlara bölecek ve bu periyotların sonunda yaptıklarınızı edeceksiniz. Bunun için sıradan ajandaları kullanabilirsiniz. Listenizi ve periyotlarınızı yaptığınız işe göre düzenleyebilirsiniz. Başlamak ve devamını getirmek için kişisel disipline ihtiyacınız olsa da ritme ayak uydurduğunuzda ve aktivitelerin aslında ne kadar aldığını fark ettiğinizde çok şaşıracaksınız. Bir müdür devamlı krizlerle boğuşmak istemiyorsa zaman onu değil, o zamanı yönetmelidir. Başka insanlar vasıtasıyla başarı kazanan birinin kendi zamanını çok iyi planlaması gerekir. Çünkü zaman bizim en değerli kaynağımızdır ve o yönetilemediği sürece hiçbir şey yönetilemez.

Uzun Vadeli Hedefleri Tanımlamak
• Uzun vadeli hedeflerimizi belirlerken, hayatın bir yolculuğa benzetilmesi çok kuvvetli ve doğru bir benzetmedir. Hayata bu açıdan bakmak, bizlere çok yardımcı olabilir.
• Bu noktada şunu unutmamak gerekir; bazı yolculukların bir rotası vardır, bazıları ise bilinmezliğin keşfi içindir. Yani aslında hayat yolculuğunuz için herhangi bir yönteminizin veya stratejinizin olmasına gerek yoktur, onlarsız da hareket edebilirsiniz. Sorunlarla karşılaştığınızda ise, rehber niteliğindeki tavsiyeler size çok yardımcı olabilir.
• Eğer bir stratejiye sahipseniz, her zaman aynı doğrultuda gitmesi için ekstra çaba sarf etmeniz gerekmez. Stratejilerinizi, kazandığınız tecrübelerin ışığında her zaman değiştirebilirsiniz.
• Bu safhada değerlerinizi belirlemiş olmanız da çok önemlidir. Çünkü değerleriniz de yön belirlemenizde size yardımcı olacaktır. Onları her yıl yeniden analiz etmeyi unutmamalısınız, onlar adeta hayat geminize yol gösteren yıldızlardır. Ayrıca başkalarının değerlerine de saygı duymak çok önemlidir.

Orta Vadeli Planlar Nasıl Yapılır?
Hareket planları hayatınızın veya organizasyonunuz orta vadeli kısmında bulunurlar. Askeri terimler kullanıcak olursak; stratejiler genarellerin, taktikler ise albayların işidir.Harekat planları ise ikisinin arasında bulunan tugay kumandanlarının vazifesidir. Bu bağlamda harekat planları büyük ölçüde değişiklik gösterir; kişiler için 1-12 ay arasındayken büyük şirketler veya bankalar için çok daha uzun olabilir. Bu noktada size uyan zamanı seçin orta vadeyi kendiniz tanımlayın. Nesnelerin zaman içinde yayıldıkları süreye göre kesinlikleri değişir. Bu yüzden kendinize uygun süreyi seçmek önemlidir.
Zamanı hesaplamak noktasına gelindiğinde ise verimlilik ve etkililik arasındaki farkı bilmek gereklidir. Verimlilik, bir işi doğru yapmaktır; etkililik ise doğru şeyi yapmaktır. Bu noktada orta vadede ki hedefleri ve amaçları belirlemek oldukça önemlidir. Aynı zamanda helikopter bakışınızı geliştirmelisiniz. Bu şu anlama geliyor; problemleri kuş bakışı görebilmek kadar küçük detaylara da dikkat edebilme kabiliyeti. 1960’larda Shell firması bahsettiğimiz bu özelliği üst düzey idarecileri arasında vazgeçilmez bir unsur olarak görüyordu. Bunun yanısıra geniş açılı planlar yapmak için zaman ayırın. Düşünme ve plan için zamana yatırım yapın hatta bunlar için ajandanıza tarih ve zaman notlarını şimdiden düşün.
Faaliyete yönelik bir plan için ilk yapmanız gereken; amaçlar,hedefler ve bunları gerçekleştirmek için tasarılar sunmaktır. Doğru bir plan, görevi bitirmek için atılması gereken adımların detaylarını barındırmalıdır. Üzerinden bir kaç kez geçmek ve farklı kişilerle fikir alışverişinde bulunmak detayları gözden kaçırma ihtimalini ortadan kaldıracaktır. Amaç ve hedeflerin özellikleri ise iyi tanımlanmış biçimde bir kesinlik arz etmelidir. Hedefler somuttur ve elimizin altındadır. Amaçlar ise daha uzun bir süreyi kapsar ve daha zordur.
Rutin faaliyetleri incelemek gerekirse hayatımıza o kadar yerleşmişlerdir ki zaman yönetiminde gözden kaçabilirler ve hatta bazen çok fazla zaman kaybına sebep olabilirler. Böyle durumlarda kendilerine ayrılan zamana değmemeye başlarlar. Bu noktada rutin işler için belli süreler tespit etmek onları bir çeşit hedefe dönüştürmeye yarar. Ve onları gözden geçirmemizde gereksiz olanlardan kurtulmamızı sağlar. Bu sayede robotlaşmaktan kurtulmuş oluruz.
Zaman yönetimi tekniklerini devamlı uygulamadan iyi bir seviyeye taşıyamayacağınız için buna bir öğrenme tecrübesi olarak bakın fakat sonunda gözden geçirme ve üzerine düşünme özelliği olmayan bir uygulama vakit kaybından başka bir şey değildir. Bu yüzden orta vadeli hedeflerinizi belirli periyotlar ile kontrol etmeniz ve belirlenen süre içinde ulaşamadığınız hedefleri özellikle mercek altına almanız gereklidir. Ayrıca sizi başarıya taşıyacak araçlar konusunda esnek olmalısınız hedefler konusunda ise sadece gerçekten daha iyi fırsatlar çıktığında veya dış etkenler sizi zorladığında değiştirin ve bu işlemi yavaş yavaş yapın.

Günü Planlamak
Bu bölüm şu anda sahip olduğunuz zamanın yani bugünün en etkili şekilde nasıl planlanacağı hakkında. Dün gittiği, yarın da gelmediği için bugün, taktiksel zaman yönetiminin merkez noktasıdır.
Şimdiki zamanda dolu dolu yaşamak bazen gerçekten zordur. Ve bazen gerçektende çok güzel sebepler ile dün veya yarın bize bugünden daha çok hitap eder. Bu noktada şimdiki zamana karşı olan tavrınızı inceleyin. Yarın veya dün hakkında düşünmeyi terk etmek pahasına bugüne konsantre olmadan hiçbir şeyi başaramazsınız. Yalnızca günün gerçekliğinden ve rutin işlerinden kaçarsınız. Bugünün bütün dünlerimizin sonrası, bütün yarınlarımızın da ilk adımı olduğunu unutmamalıyız. Bugün aynı zamanda kendine has özellikleriyle, belli insanları, talepleri, görevleri, fırsatları, ümitleri ve korkuları bize getiren gündür. Bu nedenle bugünün işini en iyi şekilde yapmak geleceğe olabilecek en iyi hazırlıktır.
Ajandalar zamanını planlayanlar için en temel araçlardır. Gelecek sene için aldığınız o ajanda önünüzdeki boş zamanı ifade etmektedir. Bunu iyi değerlendirmek tamamen sizin elinizde. Öncelikle çalışmayacağınız günleri, dernek toplantıları, aileye ayrılan vakitler, mutlaka katılmanız gereken organizasyonları veya belirli süresi olan işleri işaretleyin. İşte bunların dışında geriye kalan onca zamanı en iyi şekilde kullanmak için elinizden geleni yapın.
Günlük işleriniz için ise program ayarlamak temel bir disiplindir. Üzerinde çalıştığınız işler ve boş zamanlarınızda yapmak istediğiniz şeylerle ilgili yeni bir liste yapın. Sadece ajandadaki notlarınıza güvenmeyin; onlar tüm gününüzü kaplamaz, bu nedenle bunları mutlaka listenize eklemelisiniz. Zaman ilerledikçe tecrübeniz artacak ve bu ajandaları sadece birer hatırlatıcı olarak kullanmaya başlayacaksınız ve yalnızca çok dolu olan günlerde onları kullanacaksınız. Ama o zamana gelene kadar, yaptığınız ve yapacağınız tüm işlere bir zaman kısıtlaması koyun. Ayrıca bu noktada öncelikleri iyi belirlemek çok önemlidir. Bunun için gerekli olan 2 soru vardır. 1) Aciliyet ne? 2) Önemi nedir? Aciliyeti ve önemi olmayan işleri önceden yapmak sizi hızlandırabilir. Zaman/kar oranı sizin için iyi bir yol gösterici olacaktır. Gün içinde yapmayı planladığınız işlerin tamamını bitiremeyebilirsiniz. Acil ve önemli olanları bitirdiyseniz eğer, zaman yönetiminiz gerçekleşmiş demektir. Gününüzü planlarken bunu 2 şekilde yapabilirsiniz; bir gün önceden veya o günün sabahında. Bir gün önceden yaparsanız ertesi sabah değişiklik yapma ihtiyacı duyabilirsiniz. Bilinçaltınız bu değişiklikleri bir bilgisayar gibi sizin yerinize yapacaktır. Son olarak ajandanızda o gün yapmak için not ettiğiniz şeyleri başka bir güne ertelerken dikkatli olun, ihmalkarlık yapıyor olabilirsiniz. Ancak her şeye rağmen esnek olmaya özen gösterin, şuanda en önemli iş ne diye kendinize gün boyu sorun. Cevaplarınız her an değişen şartlara uygun olmalıdır ancak değişiklik yaparken çok dikkatli olmak şarttır. Ayrıca her günün sonunda ertesi gün yapılacak işlerin listesini çıkartmakta çok faydalıdır. Bu uygulama etkin zaman yönetimi konusunda çok başarılıdır. Günlük planlarınızdan pek randıman alamıyorsanız onları tekrar gözden geçirin ve kendinize bunun nedenini sorun. Eğer cevap araya girmeler ise, bunların iyisi olduğu kadar kötüsü de vardır. Bu noktada dikkatli olmak ve "hayır" demeyi bilmektir. İşteki etkililik ne zaman ne yapılmaması gerektiğini bilmekten geçer. Bu nedenle ricalar konusunda dikkatli davranmak gereklidir. Hayır demeniz gereken durumlarda kesin ve net bir şekilde hayır diyin. Bu sayede hem karşı tarafa ümit vermemiş hem de işlerinizi aksatmamış olursunuz.
Günlük zaman yönetiminde dikkat edilmesi gereken bir nokta daha var, günlük zaman yönetiminde günden güne daha da iyi bir yere geliyorken zaman fanatiği, yani ukala olmamaya dikkat etmek gerekir. Neticede yönetebileceğiniz tek zaman kendi zamanınızdır, bu nedenle başkalarının kendi zamanını nasıl yönettiği ya da nasıl yöneteceği konusunda bir şeyler söylemekten uzak durun. Elbetteki bir idealiniz olmalı ancak bu paranoya halini almamalıdır. Zaman yönetiminin bir amaç doğrultusunda yapıldığını unutmayın. Daha üstün bir amaç varsa esnek olun. Günlük plandaki boşluklar bize esneklik alanı oluşturur. Yani aslında söylemek istediğim tam olarak şu; “Balık tutmuyorken, ağlarınızı onarın.”

En Kıymetli Zamanlarınızı En İyi Şekilde Değerlendirmek
Kaba bir tabirle başlayacak olursak, zamanınızın kalitesi, miktarından daha önemlidir. Bu yüzden zamanınızı ne kadar faydalı şekilde kullandığınız hususu sizin için en büyük dikkat noktası olmalıdır.Bu bölümün ilk amacı sizin en kıymetli zamanlarınızı veya sizin en iyi şekilde faydalanabildiğiniz zamanların farkına varmanızı sağlamaktır. Böylece yüksek kaliteli faaliyetlerde akşam bulunursunuz. Böyle bir amaç şu veya bu şekilde düşünmeyi gerektirdiğinden ikinci amaç beyninizi en etkin şekilde kullanmanızı sağlamaktır. Bu noktada kendinizi tanımanız gereklidir. Birçok insan için sabah saatleri en etkili çalışma saatidir. Yüksek randımanalınabileceğiniz saatleri basit işlerle çarçur etmemelisiniz.
Peki en kıymetli zamanınız hangisi? Mantık olarak en üretken işler çıkardığınız zaman en kıymetli zamanınızdır. Sabah erken, öğleden sonra veya akşam saatleri olabilir. En verimli zamanınızı keşfetmelisiniz.Çoğunluk için sabah saatleri istisnalar ise öğlen ve akşam saatleridir. Zihinsel veya fiziksel yorgunluğumuzdan dolayı çoğunlukla olan şey budur. İnsan hayatında güneş doğduktan sonra uyanmak ve güneş battıktan sonra yatmak gibi bir tabi eğilim vardır. Bu ritmi bozmak çok zordur. Bütün gece uyanık kalmış olsanız bile güneş doğarken vücudunuzda değişik bir enerji ortaya çıkar. Bunun etkileri kişiden kişiye değişmekle beraber, iklimden iklime de değişim gösterir. Fakat çoğumuz sabahki enerji akımından çok etkileniriz bu da tabiatın bir kanunudur aslında. Bu nedenle sabahlar ağır işlerin zamanıdır. Yorgunluğumuzu kontrol etmekte çok önemlidir. Çünkü ne kadar az yorulursak enerjimizi toparlamak o kadar kolay olur. Tıpkı bir süre kullandığımız arabayı satmak gibi. Çünkü eğer eskiyene kadar kullanırsak 3-5 kuruşa satmamız gerekir ve bu da mantıklı bir karar değildir. Yaptığımız işler arasında verdiğimiz molalar 11-16 saatleri arasında olmalıdır. Bu sayede dışarı çıkıp dinlenme imkanımız olur. Ancak verdiğimiz aranın süresi konusunda da dikkatli olmak şarttır.
Peki nasıl daha üretken olunur? Bir sorunla uğraşıyor ve halledemiyorsanız bir süreliğine kenara bırakın. Beyniniz bu süreçte derinlerde düşünmeye devam edecektir ve çözüm aklınıza ansızın gelecektir. Zihninizin derinliklerini keşfettiğiniz zaman en kıymetli zamandan en yüksek verimi alabilirsiniz. Üretken düşünmenin aşamaları şu şekilde gelişir; hazırlık, kuluçka dönemi, kavrama ve onaylama. Bu aşamalara gelemiyorsanız; bilgi, inanç, motivasyon veya başlangıç konularında eksiğiniz var demektir. Bir problemi analiz etmek ve tanımak için bunlara ihtiyacınız vardır.
Ay ışığı yöntemini kullanabilirsiniz. Bu sabahın en erken saatlerinde aklınıza gelen şeyleri veya rüyanızı not etmeniz demektir.
Pareto ilkesi adını bir İtalyan ekonomistten alır. Ve bizlere şunu söyler zamanınızın %20si en önemli işlerinizin %80ini sizlere verecektir. Yani verimli kullandığınız 4-5 saat size gününüzü geri verecektir.

Büronuzu Etkili Kullanmak
• Büronuzu sizin için en uygun hale getirin, siz ona uymayın onu kendinize uydurun. Bunun için yapacağınız masrafı gözünüzde büyütmeyin.
• Masanızdaki kağıtları her akşam bir sonraki gün için hazır halde bırakın. Çalışırken en sık kullandığınız şeyler elinizin altında bulunmalı. Böylece onları ararken vakit kaybetmezsiniz.
• Devamlı gelen kağıtları düzenlemek için bir ilke geliştirin. Her gelen kağıda birkez bakmak bunun için uygulanabilir bir ilkedir.
• Bir şeyler yazarken, net, sade ve kısa yazmak hem size hem de okuyucularınıza zaman kazandırır. Ayrıca bol pratik yaparak okumanızı hızlandırabilirsiniz. Hızlı okumak neyin okunup neyin okunmayacağınıbilmek ve tarama yöntemini kullanabilmektir.
• Telefon kullanımı noktasında çok dikkatli olun. Evet belki bizlere en büyük zaman kazandırıcılar onlar ama doğru kullanılmadıklarında tüm vaktimize mâl olabilirler.
• Araya girmelerden daha önce bahsetmiş olmama karşın tekrarlamak istiyorum. Sınıflandırın. Şuurlu bir şekilde inceleyin. İşinizi bölecek ya da vaktinizi çalacak olanlardan çekinin. Bunu engelleyemiyorsanız dahi asgariye indirin.
• Son olarak yanınızda çalışan bir sekreteriniz varsa, onu profesyonel bir yardımcıya dönüştürün. Büronuzdaki zamanın doğru işlere ayrılmasında böyle bir yardımcının çok büyük stratejik önemi vardır.
Toplantıları İdare Etmek
• Toplantılar özel teşebbüslerin veya kamu teşekküllerinin kaçınılmaz parçalarıdır. Zamanınızı en etkili şekilde kullanıp toplantıların dezavantajlarını birer avantaja dönüştürün. Bu işe toplantı türlerini incelemekle başlayın. Beş farklı toplantı türü bulunmaktadır. Bunlar;
o Bilgi verme toplantısı(Brifing)
o Tavsiye toplantısı
o Konsey toplantısı
o Komite toplantısı
o Arabulma toplantısı
• Toplantıların gerçekte ne kadar maaliyetli olduklarını bilmek zamanıdaha iyi değerlendirmenizi sağlayacaktır. Yapılacak toplantının gerçekten gerekli olduğundan ve alakasız kişilerin gelmeye mecbur bırakılarak vakitlerinden çalınmayacağına emin olun.
• Eğer gerçekten doğru zamanda ve doğru şekilde yapılmış bir toplantıdan bahsediyorsak, size maaliyetinin 10 misli fayda sağlayacaktır. Gündeminizi dikkatlice belirleyin ve her madde üzerinde yeteri kadar zaman harcayın. (Zamanın fazla ya da az kullanımına dikkat!)
• Toplantı başkanı iseniz, hem hakem hem de lider rolündesiniz demektir. Mükemmelliyet yolunda her ikisini de en etkili şekilde kullanın.
• Tutanak tutulması ve görevlerin belirtilmesi gerekiyorsa bu tutanaklar; net, sade ve anlaşılır olmalıdır.
• Başkan veya üye olarak kendinizi geliştirebilirsiniz. İnsanlardan güçlü ve zayıf taraflarınız hakkındaki fikirlerini isteyin. Samimiyetlerinden emin olmak için de mutlaka örneklendirmelerini isteyin. Aldığınız bilgiler ışığında kendinizi gözden geçirmeniz, gelişiminize katkı sağlayacaktır.

Yetki Verme Sanatı
Öncelikle yetki vermenin tanımından sonra da dikkat edilmesi gereken noktalardan bahsedeceğim.
Yetki vermek sanıldığının aksine tahttan çekilmek demek değildir. Tüm işlerinizi başkasına devretmek de değildir. Bu olsa olsa sorumluluktan kaçmak olur. Gerçek anlamda yetki vermek, bir kişiye bir iş konusunda güvenip ona o işi yapabilmesi için gereken idari gücü de vermek demektir. Eğer yetki verilen kişi sizseniz görev, onu yerine getirmenizi sağlayan güç ile beraber yönetimde olan bir kişi tarafından verilmiş demektir.
• Yetki vermek, kendi zamanınızın değerini ve sınırlarını en iyi şekilde bilmenizle başlar. Böyle bir değerin farkındaysanız, öncelik listesi yapmanızı sağlayaccak bir arzu gelir. Ve sadece kendi yapabileceğiniz işleri belirler gerisini devredersiniz. Düşünmek plan yapmak ve faaliyette bulunmak için zamanınız olur.
• Yetki vermek tahttan çekilmek anlamına gelmez. Bir çeşit kontrol mekanizması geliştiriilmelidir. İşi verdiğiniz kişi ne kadar güvenilirse, kontrol mekanizması o kadar esnek tutulabilir.
• Dikkat ediniz, müdürler zamanları; çalışanlar ise işleri olmamasında yakınır.
• İşinizin tahmin edilen kısımları ve rutin bölümlerini çalışanlarınıza havale etmek sadece ilk adımdır. İnsanlara uygulama gücünü vermek ikinci adımdır. Ancak bu adım her zaman kolay değildir. Cesareti, doğru yargılara varmış olmayı ve yaptıklarınızdan dolayı bizzat sorumlu olduğunuz için çalışanlarınıza güvenmeyi gerektirir.
• İstisnai görevler(işletmeyle ilgili çok önemli kararlar veya işletmenin yönetilme şeklini belirleyen standartlar gibi) kesinlikle başkalarına devredilmemelidir. Gizlilik ve özel eğitim isteyen görevler de başkalarına verilmemelidir. Henüz tamamen şekillenmemiş, belirsiz ya da kötü tanımlanmış işler de çalışanlar nasıl ilerleyeceklerini bilemezler ve bu yüzden çok vakit kaybedeceklerinden, olgunlaşıncaya kadar devredilmemelidir.
• Doğrudan makamınıza ait bazı görevleri, başarabileceğine inandığınız bir altınıza vermelisiniz. Fakat, işleri yaparken sizin gibi bilginin ve kişiliğin gücüne dayanmak zorunda kalacaktır. Bilgisini arttırdığından ve kişiliğini geliştirdiğinden emin olun.
• Yetki verme çok büyük bir motivasyon kaynağıdır; işleri zenginleştirir, performansı olumlu şekilde arttırır ve moralleri yükseltir.
“Unutmayın, hiçbir zaman yetki vermeye başladığınız zamankinden fazla yetkiniz olmayacaktır.”

Bir İş İçin Ayrılmış Zamandan Faydalanmak
Ayrılmış zaman belli amaçlar için kullanılacak zamandır. Yapmak zorunda olduğumuz şeyler ve bulunmak zorunda olduğumuz yerler çok zamanımızı alır. Bu bölümün amacı, belli amaçlar için ayrılmış zamanlardan artanları değerlendirme konusunda bazı fikirler vermektir. Sonuçta birçok şeyi geri döndüre biliyorken zaman neden bunlardan biri olmasın ?
• Zamanı ayarlamalısınız. Ancak her ayarlanan zaman da istenilen şekilde kullanılamaz. Zamanı kesip biçerek şekil verdiğiniz bir kumaş parçası gibi hayal edin. Artıkları toplayın, bir araya getirin ve faydalı bir şekilde değerlendirin.
• Günlük rutinlerinizi gözden geçirin. Alışkanlık haline gelmiş ve oturmuş bir sisteme sahip rutinleri yaparken beyniniz ve düşünceleriniz çoğu zaman devreye girmez. Onları faydalı şekilde devreye sokmak için çabalayın.
• Kısa ya da uzun olsun, beklerken harcadığınız zamanları çok olumlu bir şekilde değerlendirebilirsiniz. Zamanın bekçisi olun.
• Zamanınızı en etkili şekilde kullanmaya yarayacak olan ulaşım vasıtasını seçerken o vasıtada hangi işi en etkili şekilde yapabileceğinizi düşünün.
• Televizyone verdiğiniz zamanı hesaplayın. Gerekliyse miktarı azaltın. Açık olduğu zamanlarda da verdiğiniz dikkatin yoğunluğunu düşürün. Verdiğiniz dikkati azalttığınızda başka şeylerle meşgul olabilirsiniz; tıpkı radyo dinlerken örgü ören büyükanneniz gibi.
Dipnot: “Hepimiz gerçekten yapmak istediğimiz şeyler için zaman bulabiliriz.”
Sağlıklıyken Ve Tatillerde
• Uykunuza, yediklerinize ve tatillerinize dikkat edin. Enerjinizi saklayın ve sağlığınızı koruyun. Altın kuralın kendinizi geliştirmek olduğunu unutmayın.
• Stres âlâmetlerini tanıyabilmeyi ve sebeplerini teşhis edebilmeyi öğrenin. Eğer hayatınızı ele geçirirse yedi kademeli programı uygulayın.
o Faaliyete geçin,
o Duygularınızı ifade edin,
o Önceliklerinizi gözden geçirin,
o Değiştirilemeyeceklerle barışın,
o Tecrübelerinizi faydalı şekilde kullanın,
o Zaman yönetimi becerilerinizi kontrol edin,
o Acılarınızı değil yaptığınız iyi şeyleri sayın.
• Eğer endişeleriniz varsa, zihninizdeki kamera ile potansiyel bir “zum” yapın. Kendinize şunları sorun “Bu olay en kötü nasıl bitebilir?”, “Bu sonuçla başa çıkabilir miyim?” Bu soruların cevaplarını bulabilirseniz endişeleriniz kaybolacaktır.
• Her gün bir günlük yaşayın. Dün olan şeyi değiştiremezsiniz. Bugünü daha iyi yaşayarak, yarını daha iyi bir hale getirebilirsiniz.
Daha İyi Zaman Yönetimi İçin Atılması Gereken 10 Adım
1. Şahsi bir zaman anlayışı geliştirin.
2. Uzun vadeli planlarınızı belirleyin.
3. Orta vadeli planlar yapın.
4. Gününüzü planlayın.
5. Performansınızın en üst düzeyde olduğu zamanları en iyi şekilde değerlendirin.
6. Bürodaki işlerinizi organize edin.
7. Toplantıları iyi yönetin.
8. Etkili yetki vermeyi öğrenin.
9. Artan zamanlarınızı değerlendirin.
10. Sağlığınıza dikkat edin.

John ADAİR

Prof. Dr.; dünyanın ilk liderlik etütleri profesörü olan John Adair, uluslararası alanda yazar ve eğitimci olarak tanınmaktadır. İş dünyasında, kamu kuruluşlarında, gönüllü kurumlarda, eğitim ve sağlık teşkilatlarında danışmanlık hizmeti veren Adair, yönetim dünyasının düşünce ve uygulama alanındaki gelişmelerine en çok katkıda bulunan kırk kişiden biri kabul edilmektedir.
Orta öğrenimini St Paul School’da tamamlayan John Adair, zengin ve bir o kadar da renkli bir kariyere sahiptir. Arap lejyonu’nda hizmet vermiş, trol balıkçı teknelerinde tayfalık yapmış ve bir dönem tiyatro işleten bir hastanede hizmetli olarak görev almıştır. Cambridge Üniversitesi’nden mezun olduktan sonra Britanya Kraliyeti Sandhurst Askeri Akademisi’nde liderlik eğitim danışmanlığı ve ordu tarihi konularında Baş okutmanlık yapan Adair, “İndustrial Society” isimli kuruluşta yönetici yardımcılığında ve Britanya Kraliyetine ait Windsor Castle Enstitüsü’nde yer alan “St George malikanesi”nde araştırma başkanlığında bulunmuştur.
Pek çok eserinin yanı sıra, adları "Effective"le başlayan ve sekiz kitaptan oluşan yönetim ve liderlik serisi meşhurdur.

Empatik İnsan Kaynakları ve Danışmanlık PixelTürk Web Tasarım